Kiểm kê cuối ngày không phải để biết còn bao nhiêu hàng — điều đó nhìn vào kho cũng đoán được. Nó tồn tại để trả lời một câu hỏi khác: lượng hàng đã trừ đi có khớp với lượng hàng đã bán ra hay không. Muốn trả lời được thì phải ghi số thực, không ước lượng.
Ba nhóm phải đếm mỗi tối
| Nhóm | Gồm | Đơn vị đếm |
|---|---|---|
| 1. Nguyên liệu chính | Cà phê hạt, cà phê bột, sữa tươi, sữa đặc, siro, bột nền, trà | kg, lít, hộp — cân hoặc đếm nguyên đơn vị |
| 2. Bao bì & vật tư | Ly, nắp, ống hút, túi, tem, khăn giấy, bột vệ sinh máy | Cái, xấp, thùng |
| 3. Thành phẩm tồn | Bánh, món tráng miệng, đồ pha sẵn còn hạn | Cái, phần |
Quán nhỏ có thể đếm nhóm 2 cách ngày, nhưng nhóm 1 và nhóm 3 phải đếm mỗi tối — đó là hai nhóm vừa đắt tiền vừa dễ hỏng.
Ghi số thực, không ước lượng
“Còn khoảng nửa bao” là con số vô dụng: nó không cộng được, không so được, không phát hiện được thất thoát. Ba quy tắc thay thế:
- Cân thứ cân được. Một cái cân nhà bếp đặt trong kho giải quyết 80% vấn đề của việc kiểm kê cà phê và bột.
- Đếm nguyên đơn vị thứ đếm được. Bao chưa mở đếm theo bao, bao đã mở cân riêng.
- Ghi ngay tại chỗ. Đi một vòng rồi mới ngồi ghi là cách nhanh nhất để có một bảng số đẹp và sai.
Đối chiếu: chỗ kiểm kê thực sự tạo ra giá trị
Công thức đối chiếu cho từng nguyên liệu:
Tồn đầu ngày + Nhập trong ngày − Tồn cuối ngày = Đã dùng thực tế
So con số đó với Đã dùng theo lý thuyết = số ly bán ra × định lượng mỗi ly (số ly lấy từ phiếu ở bài chốt bán cuối ngày).
| Chênh lệch | Đọc như thế nào | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Dưới 5% | Bình thường — hao hụt kỹ thuật | Không cần hành động |
| 5–10% | Đáng chú ý | Kiểm lại định lượng và số lần chỉnh cối |
| Trên 10% | Có vấn đề | Rà định lượng, đơn huỷ, quy trình nhập kho, quyền tiếp cận kho |
Chênh lệch cà phê thường không phải chuyện gian lận
Trước khi nghi ngờ ai, hãy loại trừ bốn nguyên nhân kỹ thuật: định lượng mỗi ly trôi vì cỡ xay đổi; bột xay bỏ mỗi lần chỉnh cối; hạt còn kẹt trong đường dẫn máy xay; và lô hàng giao thiếu so với phiếu. Nguyên nhân thứ tư kiểm tra rất nhanh — cân bao ngay khi nhận hàng, trước khi ký. Quán lấy hàng theo lịch cố định nên đưa việc cân đối chiếu vào quy trình nhận hàng, xem thêm lịch giao và tồn kho khi lấy cà phê sỉ.
Điểm đặt hàng lại: để không hết cà phê giữa giờ cao điểm
Với mỗi mặt hàng chính, đặt sẵn một ngưỡng. Chạm ngưỡng là đặt hàng, không chờ hết.
Điểm đặt lại = Lượng dùng trung bình mỗi ngày × Số ngày giao hàng + Tồn an toàn
| Mặt hàng | Dùng mỗi ngày | Ngày giao | Tồn an toàn | Điểm đặt lại |
|---|---|---|---|---|
| Cà phê hạt | 3 kg | 2 ngày | 3 kg | 9 kg |
| Sữa tươi | 12 lít | 1 ngày | 6 lít | 18 lít |
| Ly mang đi | 120 cái | 3 ngày | 100 cái | 460 cái |
Các con số trong bảng chỉ là ví dụ minh hoạ cách tính — thay bằng số thật của quán sau hai tuần theo dõi. Riêng cà phê, tồn an toàn không nên quá lớn: hạt để lâu mất hương và bắt đầu chảy dầu, tồn nhiều tháng còn tệ hơn hết hàng nửa ngày. Cách cân đối giữa sản lượng đặt và bậc giá nằm ở bài sản lượng mỗi tháng và bậc giá sỉ cà phê.
Mẫu phiếu kiểm kê 10 phút
| Hạng mục | Tồn đầu | Nhập | Tồn cuối | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| Cà phê hạt (kg) | ||||
| Sữa tươi (lít) | ||||
| Sữa đặc (hộp) | ||||
| Siro (chai) | ||||
| Ly mang đi (cái) | ||||
| Bánh tồn (phần) |
Cột ghi chú là cột quan trọng nhất và hay bị bỏ trống. Thiếu, hỏng, gần hết hạn, bao bì rách, mùi lạ — ghi hết vào đó.
Câu hỏi thường gặp
Kiểm kê mỗi tối có quá nhiều không?
Đếm ba nhóm với biểu mẫu rút gọn mất 8–10 phút. Kiểm kê tuần một lần thì khi phát hiện lệch, bạn có bảy ngày để truy nguyên nhân — gần như không truy được.
Có nên cho nhân viên tự kiểm kê phần mình làm không?
Nên tách: người đếm và người xác nhận là hai người khác nhau. Với quán một ca một người, chủ quán kiểm tra chéo ngẫu nhiên hai buổi mỗi tuần.
Phần mềm quản lý kho có thay được phiếu giấy không?
Có, khi quy trình đã chạy đều. Trước đó, phần mềm chỉ ghi lại nhanh hơn những con số vẫn được ước lượng.
Bước tiếp theo. Đếm xong thì cất cho đúng: bảo quản nguyên liệu trước khi rời quán.
Quán cần lịch giao cố định theo tuần để giữ tồn kho gọn: xem chương trình mua sỉ cho quán và đại lý của True Cafe.
