Hầu hết sai lầm khi mua cà phê giá sỉ cho quán không lộ ra ngay. Chúng lộ ra sau vài tuần, dưới dạng khách quen thưa dần mà không ai nói lý do. Dưới đây là chín lỗi gặp nhiều nhất, xếp theo mức độ thiệt hại, kèm cách sửa cho từng lỗi.
1. So giá mà không quy về cùng gốc thuế
Giá lẻ niêm yết thường đã gồm VAT, giá sỉ thường báo chưa gồm VAT. Đặt hai con số cạnh nhau mà không quy về cùng gốc thì chênh lệch nhìn thấy là ảo.
Sửa: hỏi đúng một câu trước mọi câu khác — “con số này đã gồm VAT chưa, có hoá đơn không”. Chi tiết ở bài VAT, hoá đơn và công nợ khi lấy cà phê sỉ.
2. Chọn theo giá mỗi ký thay vì giá mỗi ly
Chênh 20.000 đ/kg nghe rất nhiều, nhưng ở định lượng 24 g mỗi ly thì chỉ khoảng 500 đ một ly. Trong khi đó một dòng hạt không hợp menu có thể làm mất vài khách quen mỗi tuần.
Sửa: quy mọi bảng giá về giá vốn mỗi ly bằng công thức trong bài tính giá vốn một ly cà phê từ giá sỉ rồi mới so.
3. Thử mẫu một ly rồi chốt
Một ly pha lúc quán vắng, người pha là chính chủ quán, uống ngay khi vừa pha — không nói lên điều gì về ly bán vào sáng thứ Hai đông khách.
Sửa: chạy đủ quy trình bảy ngày, có ngày bán thử cho khách quen và ngày thử vào giờ cao điểm. Xem thử mẫu cà phê sỉ tại quán trong 7 ngày.
4. Không hỏi ngày rang
Cà phê rang xong cần thời gian thoát khí, để lâu thì hương bay. Nhận hàng mà không biết mẻ rang ngày nào thì không giải thích được vì sao lô này pha khác lô trước.
Sửa: hỏi ngày rang mỗi lần nhận, ghi vào nhật ký lô hàng, dùng theo nguyên tắc vào trước ra trước.
5. Ôm lô lớn để lấy giá tốt
Đặt gấp đôi lượng cần để chạm mốc bậc giá là cách đổi một khoản tiết kiệm nhỏ lấy vài tuần cà phê xuống hương và một khoản vốn nằm chết trong kho.
Sửa: giữ tồn kho không quá ba tới bốn tuần dùng; muốn lên bậc thì gom đơn nhiều điểm hoặc cam kết theo lịch, theo cách trong bài sản lượng mỗi tháng và bậc giá sỉ.
6. Đổi nhà cung cấp vào mùa cao điểm
Đổi nguồn kéo theo chỉnh máy, đào tạo lại và vài tuần vị chưa ổn. Làm việc đó đúng lúc quán đông nhất là chọn thời điểm tệ nhất có thể.
Sửa: đổi vào mùa thấp điểm và chạy song song hai nguồn trong giai đoạn chuyển — quy trình ở bài đổi nhà cung cấp cà phê sỉ mà không mất khách quen.
7. Bỏ qua hồ sơ an toàn thực phẩm
Quán bán đồ uống cho người khác uống, nên hồ sơ của nhà cung cấp chính là hồ sơ tự bảo vệ của quán. Cà phê rang xay còn có chỉ tiêu chuyên biệt về độc tố vi nấm sinh ra khi hạt bị ẩm mốc trong quá trình phơi và bảo quản.
Sửa: xin xem phiếu kiểm nghiệm gần nhất và hỏi tần suất kiểm. Bối cảnh pháp lý và khoa học của chỉ tiêu này có trong báo cáo về kiểm soát độc tố vi nấm trong cà phê rang xay.
8. Không chốt quyền nghiệm thu
Mọi người đều nhớ hỏi giá, ít người nhớ hỏi: nếu lô giao không giống mẫu đã duyệt thì xử lý thế nào. Đến lúc cần thì không có gì để dựa vào.
Sửa: giữ lại một ít mẫu đã duyệt làm chuẩn và ghi điều khoản xử lý khi giao lệch. Bộ tiêu chí đầy đủ ở bài 7 tiêu chí chọn nhà cung cấp cà phê sỉ cho quán.
9. Mua từ nơi không tự rang
Đầu mối chỉ mua đi bán lại không kiểm soát được nguyên liệu lẫn mức rang, nên không giữ được vị đứng yên giữa các lô — thứ quyết định khách có quay lại hay không.
Sửa: hỏi thẳng: tự rang hay mua lại rồi dán nhãn; công suất còn dư bao nhiêu nếu quán tăng gấp ba sản lượng; đang phục vụ bao nhiêu điểm bán.
Bảng tự kiểm nhanh
| Câu hỏi | Chưa trả lời được thì làm gì |
|---|---|
| Giá vốn cà phê mỗi ly của quán là bao nhiêu? | Tính lại theo định lượng thật, có cộng hao hụt |
| Lô đang dùng rang ngày nào? | Lập nhật ký lô hàng ngay tuần này |
| Bảng định lượng có dán tại quầy không? | Viết ra và dán, kể cả khi chỉ có một người pha |
| Lô giao lệch mẫu thì xử lý ra sao? | Trao đổi và ghi lại với nhà cung cấp |
| Tồn kho hiện tại đủ dùng mấy tuần? | Trên bốn tuần thì giãn nhịp đặt lại |
Câu hỏi thường gặp
Quán đang lỗ, cắt tiền cà phê có phải chỗ nên cắt đầu tiên không?
Thường thì không. Cà phê là thứ khách nếm trực tiếp; cắt ở đây là cắt vào lý do khách quay lại. Hãy soát mặt bằng, nhân sự và hao hụt trước.
Có nên dùng hai nhà cung cấp cùng lúc để tránh phụ thuộc?
Nhiều quán làm vậy. Đổi lại là hai lần cân chỉnh và hai lần kiểm soát chất lượng. Nếu làm, nên tách theo món chứ đừng trộn chung một công thức.
Bao lâu nên rà lại nhà cung cấp một lần?
Mỗi sáu tháng, dựa trên số liệu thật: độ ổn định giữa các lô, tỉ lệ giao đúng hẹn, phản hồi của khách. Rà không có nghĩa là đổi.
Bước tiếp theo
Nếu sau khi rà lại thấy cần đổi nguồn thật, hãy làm theo trình tự để không mất khách trong giai đoạn chuyển: đổi nhà cung cấp cà phê sỉ mà không mất khách quen.
Muốn đối chiếu quán mình với một nhà rang có kiểm soát từ vùng nguyên liệu tới mức rang? Xem cà phê cho quán của True Cafe hoặc gọi 0988 999 767 để nhận mẫu thử.
