Phần lớn tranh cãi giữa quán và nhà cung cấp không nằm ở chất lượng cà phê mà nằm ở hoá đơn và kỳ thanh toán. Khi lấy cà phê giá sỉ cho quán, ba thứ phải rõ trước khi giao lô đầu: giá đang tính trên gốc nào, hoá đơn xuất ra sao, và bao giờ thì được nợ.
Bài này viết cho chủ quán chứ không viết cho kế toán: đủ để hỏi đúng câu và đọc đúng chứng từ, không sa vào nghiệp vụ thuế.
Giá lẻ gồm VAT, giá sỉ chưa gồm VAT
Đây là quy ước cần nắm trước tiên vì nó làm lệch mọi phép so sánh:
| Hạng mục | Quy ước |
|---|---|
| Giá niêm yết trên website | Giá lẻ, đã gồm VAT, tính trên 1 kg |
| Giá sỉ trong bảng giá cấp cho tài khoản | Chưa gồm VAT |
| Đơn hàng sỉ | Không cộng VAT vào từng dòng hàng |
| Hoá đơn VAT | Xuất tách bạch theo yêu cầu |
Hệ quả thực tế: khi đặt bảng giá sỉ cạnh giá niêm yết trên web để tính phần chênh, phải quy hai con số về cùng một gốc trước. Bỏ qua bước này là cách quen thuộc để tự thấy mình được giảm nhiều hơn thực tế — hoặc ngược lại, loại nhầm một nơi đang báo tốt hơn.
Hoá đơn: hỏi ba câu là đủ
- Đơn sỉ có xuất hoá đơn không, và xuất theo kỳ nào? Theo từng đơn hay gộp cuối tháng.
- Thông tin xuất hoá đơn lấy từ đâu? Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ — nên gửi một lần và lưu vào hồ sơ tài khoản để khỏi khai lại mỗi lần.
- Cần hoá đơn thì báo lúc nào? Báo khi đặt hàng luôn là gọn nhất; báo sau khi đã chốt kỳ thì phiền cho cả hai bên.
Tại True Cafe, đơn sỉ có card riêng để yêu cầu xuất hoá đơn VAT ngay trong phần chi tiết đơn trên Mini App, kèm ghi chú hoá đơn — không phải gọi điện nhắc.
Hộ kinh doanh hay công ty: khác nhau ở chỗ nào
Quán vận hành dưới hình thức hộ kinh doanh thường không khấu trừ VAT đầu vào, nên con số đáng quan tâm là tổng tiền thực chi. Quán là công ty và kê khai theo phương pháp khấu trừ thì phần VAT đầu vào có ý nghĩa khác hẳn, và giá chưa VAT mới là con số để so sánh.
Vì vậy hai quán cạnh nhau có thể chọn khác nhau trên cùng một bảng giá — không phải ai sai, chỉ là đang tối ưu hai thứ khác nhau. Phần cơ chế thuế và quản trị tài chính cho mô hình F&B được phân tích chi tiết trong báo cáo về cơ chế thuế hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống.
Công nợ: khi nào được, và đổi lại điều gì
Quy ước phổ biến, cũng là quy ước True Cafe áp dụng: đơn đầu thanh toán khi nhận hàng; công nợ theo kỳ được xét sau khi hợp tác đã ổn định.
Điều này không phải để làm khó quán mới. Công nợ là một khoản tín dụng, và tín dụng luôn cần lịch sử. Cách rút ngắn thời gian chờ:
- Thanh toán đúng hẹn ngay từ những đơn đầu, kể cả khi đơn nhỏ.
- Giữ nhịp đặt hàng đều để bên bán có dữ liệu về khả năng tiêu thụ thật.
- Chủ động cung cấp thông tin pháp nhân đầy đủ ngay từ đầu.
- Báo trước khi có tháng bất thường thay vì để trễ hạn rồi mới giải thích.
Bốn điều khoản nên viết ra giấy
| Điều khoản | Cần ghi rõ |
|---|---|
| Kỳ thanh toán | Bao nhiêu ngày kể từ ngày giao, hay chốt theo mốc cố định trong tháng |
| Hạn mức công nợ | Số tiền tối đa được nợ tại một thời điểm |
| Xử lý khi giao lệch | Hàng không đúng mẫu đã duyệt hoặc thiếu số lượng thì trừ vào đâu |
| Điều chỉnh giá | Báo trước bao nhiêu ngày khi bảng giá thay đổi |
Dòng cuối cùng đáng giá nhất khi thị trường biến động. Giá cà phê nhân thế giới lên xuống theo vụ mùa và tác động tới toàn ngành — bối cảnh niên vụ hiện tại được tổng hợp trong bài ngành cà phê Việt Nam niên vụ 2025–2026. Có điều khoản báo trước thì quán còn kịp tính lại giá bán.
Giữ chứng từ thế nào cho gọn
- Một thư mục cho mỗi tháng: phiếu giao hàng, hoá đơn, chứng từ thanh toán.
- Đối chiếu số kilogram trên phiếu giao với số nhập kho ngay khi nhận, không để cuối tháng.
- Lưu ảnh chụp bao bì có ngày rang của các lô — vừa để đối chiếu chất lượng vừa là bằng chứng nếu cần khiếu nại.
Câu hỏi thường gặp
Không cần hoá đơn thì có được giảm giá không?
Đây là câu hay được hỏi nhất và câu trả lời nên rõ ràng: giá sỉ đã là giá chưa gồm VAT, việc xuất hoá đơn là nghĩa vụ của bên bán chứ không phải một khoản phụ thu để mặc cả. Nơi nào báo hai mức giá tuỳ có hoá đơn hay không thì nên xem lại toàn bộ cách làm việc.
Quán nhỏ có cần lấy hoá đơn không?
Nếu quán không kê khai khấu trừ thì hoá đơn không giảm được thuế, nhưng vẫn là chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên liệu — có ích khi bị kiểm tra an toàn thực phẩm hoặc khi cần chứng minh chi phí.
Bao lâu thì được xét công nợ?
Không có một mốc cứng cho mọi trường hợp; phụ thuộc lịch sử thanh toán và mức độ ổn định của sản lượng. Cách nhanh nhất là chạy đều và trả đúng hẹn vài kỳ liên tiếp.
Bước tiếp theo
Giấy tờ xong thì tới phần vận hành hằng tuần: đặt bao nhiêu, giao ngày nào, giữ tồn kho thế nào để không hụt hàng giữa tuần — lịch giao và tồn kho cho quán tại TP.HCM.
Cần bảng giá sỉ kèm quy ước hoá đơn bằng văn bản? Gọi 028 2222 2299, email info@truecafe.vn, hoặc xem trước tại trang cà phê cho quán.
