Niêm phong không phải để chống trộm — khoá mới làm việc đó. Niêm phong tồn tại để trả lời một câu hỏi vào sáng hôm sau: từ lúc đóng cửa tới giờ, có ai mở cái này ra không. Đó là câu hỏi mà camera không phải lúc nào cũng trả lời được, còn một mẩu tem thì trả lời ngay trong một cái liếc mắt.
Ba điểm niêm phong
| # | Điểm | Bảo vệ cái gì |
|---|---|---|
| 1 | Két / ngăn tiền | Quỹ đầu ca và tiền mặt còn lại |
| 2 | Kho và tủ nguyên liệu | Hàng đắt tiền, hàng dễ thất thoát lẻ |
| 3 | Cửa chính và cửa phụ | Lối vào — kể cả cửa kho, cửa sau, cửa thoát hiểm |
Tem niêm phong phải ghi gì
Một mẩu băng dính trơn không có giá trị đối chiếu. Tem dùng được phải có tối thiểu hai dòng:
- Thời gian: ngày và giờ dán, ghi tay ngay lúc dán.
- Người thực hiện: tên hoặc mã nhân viên, viết chứ không ký ngoáy.
Thêm được thì tốt: số thứ tự tem in sẵn. Tem có số sê-ri khiến việc thay tem giả trở nên vô nghĩa, vì số trên tem mới sẽ không khớp với số đã ghi trong biên bản tối hôm trước.
Dán ở đâu cho đúng
- Dán vắt qua khe mở — nửa tem trên cánh, nửa tem trên thân. Dán gọn trên một mặt là dán cho có.
- Bề mặt phải sạch và khô, nếu không tem sẽ tự bong và sáng hôm sau không ai biết là bong hay bị gỡ.
- Với két có ổ khoá, dán che luôn phần ổ.
Quy tắc hai người
Với quán có từ hai nhân sự trở lên trong ca đóng: người dán tem và người chụp ảnh xác nhận là hai người khác nhau. Cách này không tốn thêm phút nào nhưng loại bỏ gần hết các tình huống tranh cãi về sau.
Quán một người: chụp ảnh cả ba điểm và gửi ngay cho chủ quán trong tối, kèm giờ hiển thị trên ảnh. Đừng gửi vào sáng hôm sau.
Sáng hôm sau: mở niêm phong đúng cách
- Người mở quán kiểm tem trước khi chạm vào bất cứ thứ gì.
- Đối chiếu giờ và tên trên tem với biên bản tối hôm trước.
- Chụp một tấm ảnh tem còn nguyên trước khi bóc.
- Bóc tem, giữ lại mẩu tem trong ngày.
- Đếm lại quỹ đầu ca trước khi bắt đầu bán.
Khi phát hiện tem đã rách hoặc bị bóc
- Không mở tiếp, không dọn dẹp, không đếm. Giữ nguyên hiện trạng.
- Chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh.
- Báo chủ quán ngay, trước khi làm bất kỳ việc gì khác.
- Trích xuất camera trong khoảng thời gian giữa hai mốc: giờ dán tem và giờ phát hiện.
- Chỉ đếm và mở khi có mặt người thứ hai.
Phần lớn trường hợp là tem bong do dán lên bề mặt ẩm. Nhưng quy trình phải giống nhau ở cả hai trường hợp, nếu không nó sẽ chỉ được áp dụng khi đã quá muộn.
Kho nguyên liệu: chỗ thất thoát lẻ tẻ nhất
Tiền mặt được để ý kỹ vì dễ đếm. Nguyên liệu thì không — mất nửa ký cà phê hay vài hộp sữa mỗi tuần rất khó thấy nếu không kiểm kê đều. Ba biện pháp rẻ:
- Niêm phong tủ nguyên liệu chính, không cần niêm phong toàn bộ kho.
- Giới hạn số người có chìa kho, ghi rõ danh sách và dán tại cửa kho.
- Đối chiếu số kiểm kê tối hôm trước với số sáng hôm sau ở nhóm hàng đắt tiền. Cách đếm nằm ở bài kiểm kê cuối ngày quán cà phê.
Với cà phê, một mẹo nhỏ nhưng hiệu quả: chỉ để trong tủ quầy đúng lượng dùng cho một ngày, phần còn lại giữ trong kho đã niêm phong. Vừa gọn cho việc kiểm kê, vừa giúp hạt không bị mở ra đóng vào nhiều lần trong ngày.
Chi phí và vật tư
| Vật tư | Dùng cho | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tem niêm phong in sẵn ô ghi | Két, tủ, cửa | Loại vỡ khi bóc là tốt nhất |
| Bút dạ không xoá được | Ghi giờ và tên | Bút bi trơn trên tem nhựa |
| Sổ theo dõi tem | Ghi số sê-ri mỗi tối | Chỉ cần khi dùng tem có số |
Câu hỏi thường gặp
Quán nhỏ, chỉ có chủ và một nhân viên, có cần niêm phong không?
Cần, và lý do không phải là nghi ngờ nhau. Niêm phong bảo vệ luôn cả nhân viên: khi có sự cố, tem nguyên vẹn là bằng chứng rõ ràng nhất rằng họ không liên quan.
Có camera rồi thì niêm phong còn cần không?
Cần. Camera cho biết chuyện gì đã xảy ra nhưng phải xem lại mới biết, còn tem cho biết ngay lập tức là có cần xem lại hay không.
Nên niêm phong cả tủ mát không?
Không cần với tủ dùng chung hằng ngày. Chỉ niêm phong tủ hoặc kệ chứa nhóm hàng đắt tiền và nhóm hàng đã từng lệch trong kiểm kê.
Bước tiếp theo. Niêm phong xong thì ghi lại toàn bộ ca: biên bản bàn giao cuối ca.
Quán nhiều chi nhánh cần chuẩn hoá cùng một bộ quy trình và cùng một nguồn hàng: xem cà phê sỉ cho chuỗi quán nhiều chi nhánh.
