Quán mới mở có một lợi thế mà quán đang chạy không có: chưa có khách quen nào để làm mất. Đó là lúc duy nhất được phép thử, chỉnh và đổi dòng hạt mà không ai phàn nàn. Vì vậy cách lấy cà phê giá sỉ cho quán ở giai đoạn này khác hẳn cách lấy hàng khi quán đã ổn định.
Bài này đi theo đúng trình tự của một quán chuẩn bị khai trương: chọn dòng theo mô hình, đặt lượng cho tháng đầu, chốt định lượng, rồi mới nâng sản lượng để vào bậc giá tốt hơn.
Đừng chốt sản lượng khi chưa biết mình bán được bao nhiêu
Nhà cung cấp nào cũng muốn nghe một con số cam kết mỗi tháng, vì đó là căn cứ để xếp bậc giá. Nhưng quán chưa mở thì con số ấy chỉ là phỏng đoán. Cách làm an toàn là chia làm hai nhịp:
- Tháng đầu: đặt theo nhu cầu thật, chấp nhận bậc giá khởi điểm. Mục tiêu của tháng này là tìm ra công thức và định lượng chuẩn, không phải tối ưu giá.
- Từ tháng thứ hai: có số liệu bán thật rồi thì mới cam kết sản lượng và xin xếp lại bậc. Lúc này con số có cơ sở, và bên bán cũng dễ đồng ý hơn.
Cách bậc sản lượng được chia và mốc nào thì đổi bậc nằm ở bài sản lượng mỗi tháng và bậc giá sỉ cà phê.
Đặt bao nhiêu cho lô đầu tiên
Nguyên tắc: đủ dùng hai tới ba tuần. Không phải để tiết kiệm mà để giữ quyền sửa. Trong ba tuần đầu quán còn đổi định lượng, đổi cối xay, thậm chí đổi cả dòng hạt; ôm một lô lớn là tự khoá mình vào lựa chọn chưa chắc đúng, và phần cà phê để lâu cũng mất hương.
| Quy mô dự kiến | Bột dùng mỗi ngày (ước) | Lô đầu nên đặt |
|---|---|---|
| 30–50 ly/ngày | 0,8–1,2 kg | 10–15 kg |
| 80–120 ly/ngày | 2,0–2,8 kg | 20–30 kg |
| 150–200 ly/ngày | 3,5–5,0 kg | 40–60 kg |
Bảng trên tính theo định lượng 22–25 g cho một ly phin và giả định phần lớn menu là cà phê. Quán bán nhiều món trà, sinh tố thì chia lại tỉ lệ. Muốn ra con số của riêng mình, dùng phép tính trong bài cách tính giá vốn một ly cà phê từ giá sỉ.
Chọn dòng theo mô hình quán, không theo lời khen
Câu hỏi đúng không phải “dòng nào ngon nhất” mà “dòng nào hợp với món quán bán và túi tiền của khách quanh đây”.
- Quán vỉa hè, bán đen đá và sữa đá: ưu tiên dòng rang mộc vị đậm, hậu ngọt, giá vốn thấp để giữ được mức bán phổ thông.
- Quán máy lạnh, có menu espresso: cần dòng lên crema tốt, ổn định khi pha máy, chịu được sữa mà không mất vị.
- Quán bán mang đi: chọn dòng giữ vị khi pha nhanh và khi khách uống muộn hơn lúc pha — chi tiết ở bài cà phê giá sỉ cho quán take-away.
- Quán sân vườn, khách ngồi lâu: menu rộng hơn, thường cần hai dòng: một dòng cho phin, một dòng cho các món máy.
Bảy dòng hạt True Cafe đang phục vụ phủ đủ bốn nhóm trên; phần chọn cụ thể nên làm cùng lúc với việc thử mẫu chứ không chọn trên giấy.
Ba việc phải xong trước ngày khai trương
1. Chốt định lượng và ghi thành tài liệu
Mỗi món một con số gam, một thời gian pha, một tỉ lệ nước. Dán ngay tại quầy. Đây là thứ giữ cho ly thứ hai trăm giống ly đầu tiên khi quán đông.
2. Cân chỉnh máy và cối xay theo đúng dòng hạt
Cùng một túi cà phê, hai quán pha ra hai vị khác nhau — phần lớn do máy móc và cách chỉnh chứ không do hạt. Việc này nên làm với người của nhà cung cấp, trên chính thiết bị sẽ dùng.
3. Đào tạo tay pha
Nhân sự quán mới thường chưa quen nhịp giờ cao điểm. Đào tạo trước ngày mở giúp giảm hao hụt và giữ vị đều ngay từ tuần đầu — cũng là lúc quán dễ được khách chấm điểm nhất.
Lịch đặt hàng cho tháng đầu
Tuần đầu nên đặt nhỏ và giao hai lần thay vì một lần lớn. Lý do: sản lượng thật của tuần đầu luôn lệch so với dự tính, có khi gấp đôi, có khi chỉ bằng một nửa. Sang tuần thứ ba, khi con số bắt đầu ổn định, chuyển sang lịch giao cố định — cách bố trí tồn kho và nhịp đặt lại nằm ở bài lịch giao và tồn kho cho quán tại TP.HCM.
Những khoản dễ bị bỏ sót trong dự toán
- Cà phê dùng để chỉnh máy và đào tạo trong tuần đầu — thường 2–4 kg, không bán được ly nào.
- Cà phê mời khách ngày khai trương.
- Ly hỏng trong giai đoạn nhân sự còn mới.
Cộng lại, tháng đầu tiêu thụ nhiều hơn dự tính khoảng 10–15% mà doanh thu chưa tương ứng. Biết trước thì không hụt hàng giữa chừng. Toàn bộ khung pháp lý, thiết bị và vận hành cho giai đoạn này có ở bài hướng dẫn mở quán cà phê toàn diện.
Câu hỏi thường gặp
Quán chưa mở đã xin được giá sỉ chưa?
Được. Điều cần trao đổi là mô hình quán, địa chỉ và sản lượng dự kiến; bảng giá được gửi sau khi nắm nhu cầu, và xếp lại bậc khi có số liệu bán thật.
Nên lấy một hay hai dòng hạt cho quán mới?
Một dòng nếu menu chủ yếu là phin. Hai dòng nếu quán có cả phin và espresso — nhưng đừng vượt quá hai ở giai đoạn đầu, vì mỗi dòng thêm vào là thêm một lần cân chỉnh và thêm một dòng tồn kho.
Có nên nhận hỗ trợ vật phẩm quán không?
Nên, nếu điều kiện đi kèm rõ ràng. Bộ nhận diện đồng bộ từ ngày khai trương giúp quán mới trông chững chạc hơn nhiều so với chi phí bỏ ra.
Bước tiếp theo
Việc kế tiếp là chọn đúng dòng hạt cho menu đã định: chọn dòng cà phê giá sỉ theo menu của quán.
True Cafe hỗ trợ quán mở mới từ khâu chọn gu, setup thiết bị tới đào tạo pha chế trước ngày khai trương. Xem điều kiện tại trang cà phê cho quán, hoặc gọi 0988 999 767 để nhận mẫu thử.
