Yêu cầu báo giá quà Tết: ghi gì để so được giá

Phòng mua hàng gửi cùng một câu “báo giá giúp hộp quà Tết cho công ty” tới ba nhà cung cấp, và nhận về ba báo giá không đặt cạnh nhau được: bên tính đã gồm in logo, bên chưa, bên ghi giá giao tận nơi, bên chỉ tính tại kho. Một yêu cầu báo giá quà Tết viết đủ ý ngay từ đầu giải quyết chuyện đó. Bài này đưa ra mẫu nội dung dạng bảng và checklist mà bạn có thể sao chép, điền vào chỗ trống và gửi đi.

Bài 8 trong bộ cẩm nang quà Tết doanh nghiệp 2027 · cập nhật tháng 11/2026.

Vì sao các báo giá quà Tết thường không so sánh được với nhau?

Khi yêu cầu chỉ có một dòng, mỗi bên sẽ tự giả định phần còn thiếu theo cách làm quen thuộc của mình. Một bên giả định hộp in logo một màu, bên kia giả định hộp in nhiều màu. Một bên báo giá giao nội thành, bên kia chưa tính phí giao. Kết quả là con số thấp hơn chưa chắc rẻ hơn, chỉ là thiếu dòng hơn.

Thêm vào đó, quà Tết doanh nghiệp thường có nhiều hạng. Một công ty 400 nhân viên và 20 đối tác chiến lược có thể cần hộp nhân viên, hộp đối tác và vài hộp cao cấp cho ban lãnh đạo đối tác. Nếu yêu cầu không tách hạng, nhà cung cấp chỉ có thể báo một mức trung bình, và bạn mất cơ hội cân đối ngân sách giữa các hạng.

Mẫu yêu cầu báo giá quà Tết: sáu nhóm thông tin cần điền

Sao chép bảng dưới vào email hoặc tin nhắn, điền phần trong ngoặc vuông. Những ô chưa quyết được thì ghi “nhờ nhà cung cấp tư vấn” thay vì bỏ trống — bỏ trống là cách nhanh nhất để mỗi bên tự đoán khác nhau.

Nhóm thông tin	Nội dung cần ghi	Ví dụ cách điền
1. Thông tin doanh nghiệp	Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ xuất hoá đơn, người liên hệ, số điện thoại, email	[Tên công ty], [MST], [Họ tên – chức vụ đầu mối]
2. Số lượng theo hạng quà	Số hộp từng hạng và mức ngân sách mỗi phần của hạng đó	Hạng nhân viên: [số hộp], ngân sách [mức phổ thông]; hạng đối tác: [số hộp], [mức trung]; hạng cao cấp: [số hộp], [mức cao]
3. Thành phần mong muốn	Món bắt buộc có, món muốn tránh, có cần cả hạt nguyên và hạt xay không	Hạt đặc sản rõ nguồn gốc, có phin hoặc bình giữ nhiệt ở hạng đối tác; không dùng đồ uống có cồn
4. In logo, thiệp, lì xì	In lên hạng mục nào, số màu, có thiệp in lời chúc hay ghi tên người nhận, có bao lì xì không, số lượng bao	Logo lên nắp hộp và thiệp; [số] bao lì xì in logo; file logo gửi kèm
5. Giao hàng	Số địa chỉ giao, tỉnh thành, số hộp mỗi địa chỉ, ngày muộn nhất cần nhận	[số] hộp tại văn phòng TP.HCM, [số] hộp gửi chi nhánh [tỉnh]; nhận trước [ngày]
6. Chứng từ và thanh toán	Có cần hoá đơn VAT không, đề nghị nhà cung cấp ghi rõ điều khoản thanh toán, hiệu lực báo giá	Cần hoá đơn VAT; đề nghị ghi điều khoản thanh toán và thời hạn hiệu lực báo giá

Nếu chưa biết ngày cần nhận nên là ngày nào, bài lịch đặt quà Tết doanh nghiệp 2027 có khung mốc theo từng tuần, tính lùi từ mùng 1 Tết Đinh Mùi.

Checklist những dòng hay bị bỏ sót khi xin báo giá

Sau sáu nhóm trên, dò thêm danh sách dưới; mỗi dòng là câu hỏi nên được trả lời ngay trong báo giá.

• Phí giao và phí gửi tỉnh đã gồm trong giá từng hộp hay tính riêng theo địa chỉ?
• Số vòng chỉnh mẫu được tính trong báo giá là bao nhiêu, chỉnh thêm có phát sinh không?
• Mockup có được gửi trước khi in hàng loạt không, gửi dưới dạng ảnh hay mẫu thật?
• Ngày rang hạt so với ngày giao: hạt rang theo lô gần ngày giao hay rang sẵn từ trước?
• Thông tin trên nhãn: dòng hạt, thành phần, vùng trồng, cách bảo quản có được ghi rõ không?
• Đóng gói vận chuyển: có chèn chống móp, đóng thùng theo từng địa chỉ không?
• Hộp hỏng khi giao được xử lý thế nào, đổi trong bao lâu?
• Mốc sản xuất và mốc giao có ghi ngày cụ thể trong báo giá không?
• Hiệu lực báo giá đến ngày nào, sau đó giá hoặc lịch có thay đổi không?
• Hoá đơn VAT xuất gộp hay tách theo hạng quà, theo yêu cầu kế toán?

So sánh báo giá quà Tết theo bảng nào để công bằng?

Khi các báo giá về đủ, đừng so tổng tiền trước. Hãy dựng một bảng với các dòng cố định như dưới, đánh dấu từng ô “đã gồm”, “chưa gồm” hoặc “không rõ”. Chỉ khi các ô giống nhau, việc so tổng mới có nghĩa.

Dòng so sánh	Nhà cung cấp A	Nhà cung cấp B	Nhà cung cấp C
Thành phần hạng nhân viên đúng yêu cầu	[đã gồm / chưa gồm / không rõ]	[ ]	[ ]
Thành phần hạng đối tác, cao cấp	[ ]	[ ]	[ ]
In logo hộp, số màu	[ ]	[ ]	[ ]
Thiệp, bao lì xì in logo	[ ]	[ ]	[ ]
Mockup trước khi in, số vòng chỉnh	[ ]	[ ]	[ ]
Giao nội thành, gửi tỉnh	[ ]	[ ]	[ ]
Mốc giao ghi trong báo giá	[ ]	[ ]	[ ]
Hoá đơn VAT	[ ]	[ ]	[ ]

Ô “không rõ” chỉ có nghĩa là cần hỏi thêm: gửi lại đúng ô đó và đề nghị bổ sung bằng văn bản để có căn cứ trình duyệt.

Gửi yêu cầu báo giá cho True Cafe cần những gì?

Với True Cafe, bạn có thể gửi đúng mẫu trên. Nếu chưa kịp điền đủ, bốn thông tin đầu tiên là đủ để bắt đầu: số lượng, mức ngân sách mỗi phần, có in logo hay không, ngày cần giao. Phần còn lại sẽ được tư vấn và bổ sung trong lúc làm báo giá.

Báo giá của True Cafe tính theo số lượng và thành phần, xuất hoá đơn VAT, đủ chứng từ cho kế toán. Hộp được phối theo ngân sách từng hạng: ví dụ hạng nhân viên có thể là một túi The Espresso Vietnam kèm thiệp; hạng đối tác thêm phin hoặc bình giữ nhiệt inox 304; hạng cao cấp ghép hai dòng hạt như The Caturra (100% Arabica) và True Cafe The Best Honey (fine robusta sơ chế honey) trong hộp cứng in logo. Phần in logo lên hộp, thiệp, bao lì xì có mockup duyệt trước; thời gian in tuỳ số lượng và được chốt khi báo giá. Hàng giao tận nơi trong TP.HCM; lô đi tỉnh gửi qua đơn vị vận chuyển và phí gửi ghi riêng trong báo giá.

Nếu công ty bạn đang lên kế hoạch tiệc tất niên cùng lúc, có thể ghi thêm một dòng vào yêu cầu để được báo giá luôn phần quầy cà phê sự kiện có barista cho year end party.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao True Cafe là đơn vị tốt, đáng cân nhắc cho quà tặng Tết 2027 khi bạn cần báo giá rõ từng dòng?

Một yêu cầu báo giá quà Tết chỉ có giá trị khi bên nhận trả lời được từng dòng. True Cafe tự rang tại xưởng ở Tân Phú, TP.HCM và tự phối hộp, nên trả lời được cả câu hỏi về hạt, về in ấn lẫn về giao hàng trong cùng một báo giá.

Điều doanh nghiệp cần	True Cafe	Nên hỏi lại nếu chọn nơi khác
Báo giá tách theo hạng quà	Phối thành phần theo ngân sách từng hạng nhân viên, đối tác, cao cấp	Có báo giá riêng từng hạng hay chỉ một mức chung?
Biết rõ hạt trong hộp là gì	Dòng hạt ghi rõ, rõ nguồn gốc, 100% nguyên chất, vùng trồng 400–900m	Hạt là dòng nào, có phụ gia hay tẩm hương không?
Phần in logo không phát sinh bất ngờ	Mockup duyệt trước, thời gian in chốt khi báo giá	Số vòng chỉnh mẫu và phí chỉnh thêm?
Chi phí giao đến từng địa chỉ	Giao TP.HCM, phí gửi tỉnh báo kèm	Giá đã gồm giao hàng chưa, gửi tỉnh tính sao?
Chứng từ cho kế toán	Xuất hoá đơn VAT, đủ chứng từ	Hoá đơn tách theo hạng mục được không?

Trước khi điền mục thành phần, bạn có thể xem danh mục cà phê đặc sản để chọn dòng hạt cho từng hạng.