Làm quà cho 20 đối tác là bài toán chọn lựa. Làm quà cho 400 nhân viên là bài toán vận hành: món gì ai cũng dùng được, chia thế nào cho đều, phát sao cho không sót ai. Bài này dành cho phòng nhân sự và hành chính đang lo quà Tết cho nhân viên với số lượng lớn, từ khâu chọn món tới buổi chiều phát quà cuối năm.
Tóm tắt nhanh
- Quà nhân viên số lượng lớn cần ba thứ: món ai cũng dùng được, các phần giống hệt nhau, và kế hoạch phát quà rõ ràng theo phòng ban.
- Bình giữ nhiệt kèm một túi hạt cà phê là tổ hợp an toàn, vì người không uống cà phê vẫn dùng bình mỗi ngày.
- Nên chia lô ngay từ khâu đóng gói: mỗi thùng ghi phòng ban hoặc chi nhánh và số phần, kèm danh sách người nhận để ký.
- Chốt số lượng chính thức kèm một phần dự phòng nhỏ cho nhân viên mới vào hoặc hộp bị lỗi khi vận chuyển.
Quà Tết cho nhân viên khác quà đối tác ở điểm nào?
Với đối tác, mỗi phần quà là một thông điệp riêng. Với nhân viên, điều quan trọng nhất là công bằng. Hai đồng nghiệp ngồi cạnh nhau mở hộp ra, thấy một người có phin đỏ còn người kia có phin màu khác, câu chuyện sẽ không còn là quà Tết nữa. Vì vậy quà nhân viên ưu tiên sự đồng đều hơn sự cầu kỳ.
Thứ hai là tính dùng được với số đông. Trong một công ty 400 người có người uống cà phê mỗi sáng, có người chỉ uống trà, có người đang kiêng. Món quà nên có ít nhất một thành phần mà ai cũng dùng.
Thứ ba là vận hành. Quà đối tác có thể giao lẻ từng phần. Quà nhân viên phải về đúng chỗ, đúng ngày, cho hàng trăm người, có khi ở nhiều chi nhánh. Một lỗi nhỏ như thiếu năm hộp ở một phòng ban sẽ thành chuyện cả công ty biết.
Chọn món gì để ai cũng dùng được?
Với quà nhân viên, công thức đơn giản thường hiệu quả hơn công thức nhiều món. Dưới đây là ba phương án hay được chọn, xếp theo mức ngân sách tăng dần.
| Phương án | Thành phần | Hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Gọn nhẹ | Một túi hạt blend, thiệp chung của công ty | Số lượng rất lớn, ngân sách mỗi phần ở mức phổ thông | Chọn blend dễ uống để hợp nhiều khẩu vị |
| Cân bằng | Một túi hạt và một phin, hộp in logo | Phần đông nhân viên quen cà phê phin | Hỏi trước về cách pha để chọn hạt hay phương án phù hợp |
| Dùng hằng ngày | Một túi hạt và bình giữ nhiệt inox 304, túi tote | Muốn quà được dùng cả năm, kể cả với người không uống cà phê | Bình là món nặng ngân sách nhất, nên chốt sớm |
Về dòng hạt, hai lựa chọn hợp số đông là The Espresso Vietnam và True Cafe The Barista, đều là blend fine robusta và Arabica, uống được cả đen lẫn sữa. Nếu đa số nhân viên quen cà phê phin đậm, True Cafe The Best Honey (fine robusta sơ chế honey) là hướng gần khẩu vị hơn. Phân tích kỹ hơn từng dòng hạt có ở bài gợi ý thành phần hộp quà Tết cà phê đặc sản.
Chiếc bình giữ nhiệt inox 304 đáng cân nhắc vì một lý do thực tế: nó đi theo nhân viên tới văn phòng mỗi ngày, nằm trên bàn làm việc cả năm. Với phòng nhân sự muốn quà Tết gắn với văn hoá công ty, đó là một món quà “nhìn thấy được” lâu hơn nhiều so với bánh kẹo.
Chia lô theo phòng ban, chi nhánh thế nào cho khỏi nhầm?
Quy tắc đơn giản: chia lô ở nơi đóng gói, đừng chia lô ở văn phòng. Khi hàng trăm hộp được giao về một chỗ rồi mới đếm ra từng phòng, sai sót gần như chắc chắn xảy ra. Hãy gửi danh sách phân bổ cho nhà cung cấp trước khi đóng thùng.
Một bảng phân bổ tối thiểu nên có các cột sau:
| Cột thông tin | Vì sao cần | Ví dụ ghi |
|---|---|---|
| Phòng ban hoặc chi nhánh | Là đơn vị đóng thùng và dán nhãn | Kế toán, Kinh doanh miền Đông, Kho Bình Dương |
| Số phần theo hạng | Một phòng có thể có cả hạng nhân viên và hạng quản lý | Kinh doanh: 38 hạng nhân viên, 4 hạng quản lý |
| Địa chỉ nhận | Quyết định giao trong TP.HCM hay gửi tỉnh | Văn phòng chính hoặc địa chỉ chi nhánh |
| Người nhận lô | Người ký nhận thùng và chịu trách nhiệm phát | Trưởng phòng hoặc thư ký phòng |
| Ngày cần nhận | Chi nhánh xa phải đi trước | Trước buổi tất niên của chi nhánh |
Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở tỉnh, khâu đóng thùng và gửi đi có nhiều chi tiết riêng, được trình bày ở bài giao quà Tết đi tỉnh.
Kiểm đếm và phát quà ra sao cho đúng ngày?
Mùng 1 Tết Đinh Mùi là thứ Bảy 06/02/2027. Nhiều công ty phát quà ở buổi tất niên hoặc ngày làm việc cuối cùng, tức là trong những tuần cuối tháng 1/2027. Tính ngược từ ngày đó, lô quà nên về văn phòng sớm vài ngày để kịp kiểm đếm và xử lý thiếu sót. Bài lịch đặt quà Tết doanh nghiệp 2027 có mốc tuần cụ thể.
Khi nhận hàng, làm lần lượt:
- Đối chiếu số thùng với phiếu giao trước khi ký nhận.
- Mở ngẫu nhiên vài thùng, kiểm tra hộp có móp, túi hạt có còn kín, thiệp có đúng mẫu đã duyệt.
- Đếm số phần từng thùng so với bảng phân bổ, ghi lại nếu lệch.
- Giao thùng cho người nhận lô của từng phòng ban, kèm danh sách người nhận để ký.
- Thu lại danh sách đã ký sau buổi phát, đối chiếu với tổng số để chốt sổ.
Đừng quên phần dự phòng
Danh sách nhân sự tháng 11 hiếm khi khớp với danh sách cuối tháng 1. Có người mới vào, có cộng tác viên được bổ sung, có hộp bị móp khi vận chuyển. Hãy đặt thêm một số phần dự phòng nhỏ, để ở phòng hành chính, thay vì phải đặt bổ sung gấp khi xưởng đang chạy đơn cuối mùa.
Có nên kết hợp phát quà với tiệc tất niên?
Phát quà tại tiệc tất niên có hai lợi ích: nhân viên nhận quà trong không khí chung, và phòng hành chính chỉ phải tổ chức một sự kiện thay vì hai. Đổi lại, cần chuẩn bị bàn phát quà riêng, chia theo phòng ban, có người đọc tên hoặc đối chiếu danh sách.
Nếu đã chọn hộp quà cà phê, đồ uống tại buổi tiệc nên cùng một nhịp. True Cafe có dịch vụ cà phê cho year end party với barista và quầy bar lưu động, phục vụ đúng các dòng hạt có trong hộp quà. Nhân viên uống thử tại tiệc, mang về đúng loại đó, và hiểu vì sao công ty chọn món quà này.
Câu hỏi thường gặp
Có nên cho nhân viên chọn giữa hai loại quà không?
Có thể, nhưng chỉ nên giới hạn ở hai lựa chọn và chốt sớm. Ví dụ phương án có phin và phương án có bình giữ nhiệt. Càng nhiều lựa chọn, khâu tổng hợp, đóng gói và phát càng dễ nhầm.
Quản lý có nên nhận quà khác nhân viên không?
Nhiều công ty làm hai hạng: nhân viên và quản lý. Nếu làm vậy, hãy giữ chung thiết kế hộp và chỉ khác thành phần bên trong, để quà vẫn thể hiện tinh thần chung của tập thể.
Đơn số lượng lớn mất bao lâu để hoàn thành?
Thời gian phụ thuộc số lượng, thành phần và phần in logo, nên được chốt cụ thể khi báo giá. Đặt càng sớm, bạn càng có nhiều thời gian duyệt mẫu và kiểm đếm.
Tại sao True Cafe là đơn vị tốt, đáng cân nhắc cho quà tặng Tết 2027 cho nhân viên?
Quà Tết cho nhân viên số lượng lớn đòi hỏi các phần giống nhau, đóng gói theo lô và giao đúng ngày. True Cafe rang hạt tại xưởng riêng ở Tân Phú theo lô gần ngày giao, phối thành phần theo ngân sách hạng nhân viên, và giao trong TP.HCM hoặc gửi tỉnh cho từng chi nhánh.
| Điều doanh nghiệp cần | True Cafe | Nên hỏi lại nếu chọn nơi khác |
|---|---|---|
| Hàng trăm phần đồng đều | Thành phần chốt theo hạng, hạt rang theo lô gần ngày giao | Các lô có cùng mẻ rang, cùng mẫu hộp không? |
| Món ai cũng dùng được | Có bình giữ nhiệt inox 304, phin, túi tote để ghép cùng hạt | Có phương án cho người không uống cà phê không? |
| Chia lô theo phòng ban, chi nhánh | Giao TP.HCM, gửi tỉnh qua đơn vị vận chuyển, chi phí tỉnh báo kèm | Có đóng thùng theo danh sách phân bổ không? |
| Hạt an toàn cho số đông | 100% nguyên chất, không tẩm, không phụ gia | Thành phần hạt có ghi rõ trên bao bì không? |
| Chứng từ cho kế toán | Xuất hoá đơn VAT | Hoá đơn có khớp số lượng thực giao không? |
Để chọn dòng hạt hợp khẩu vị số đông, bạn có thể xem danh mục cà phê đặc sản rang tại xưởng.
Bước tiếp theo: hộp quà nhân viên thường mang logo công ty. Đọc tiếp bài quà Tết in logo doanh nghiệp: quy trình từ file logo đến hộp quà thành phẩm.
Nhắn Zalo hoặc gọi 0988 999 767, 028 2222 2299: gửi số lượng, mức ngân sách mỗi phần, có in logo hay không và ngày cần giao để nhận báo giá.
