Ban tổ chức thường muốn menu thật dài để “khách có nhiều lựa chọn”. Thực tế ở quầy thì ngược lại: menu càng dài, khách đứng phân vân càng lâu, hàng càng dài. Một menu đồ uống cho sự kiện tốt là menu vừa đủ cho đúng khung giờ, đúng tệp khách và đúng tốc độ mà quầy ra ly được.
Tóm tắt nhanh
- Menu sự kiện nên có sáu đến tám món, chia ba nhóm: cà phê máy, cà phê Việt và non-coffee.
- Buổi sáng nghiêng về cà phê nóng và espresso; buổi chiều và ngoài trời nghiêng về đồ đá; tiệc tối nên thêm món ít caffeine.
- Món cầu kỳ như cà phê trứng ra ly chậm hơn, chỉ nên đưa vào khi khách thưa hoặc có thêm người đứng quầy.
- Số ly chuẩn bị được ước lượng từ số khách, khung giờ và thời tiết, rồi chốt lại sau khảo sát.
Vì sao menu ngắn thường làm khách vui hơn?
Hãy hình dung giờ giải lao mười lăm phút của một hội thảo hai trăm người. Ai cũng ra quầy cùng lúc. Nếu bảng menu có mười lăm món, mỗi người mất thêm vài giây đọc, vài giây hỏi “món này là gì”, vài giây đổi ý. Nhân lên hàng trăm lượt, quầy mất đi một khoảng thời gian rất lớn chỉ để chờ khách chọn.
Menu ngắn còn giúp barista làm nhanh và đều tay. Công thức lặp lại thì ly nào cũng giống nhau, ít nhầm lẫn; vật tư cũng gọn hơn, nên quầy nhỏ hơn và dễ đặt vào những chỗ chật như sảnh khách sạn hay gian hàng triển lãm.
Ngắn không có nghĩa là nghèo nàn. Cái khéo là mỗi nhóm có một món quen thuộc cho người “uống gì cũng được” và một món có điểm nhấn để khách nhớ tới.
Ba nhóm món nên có trong menu sự kiện
Cà phê máy
Espresso, americano, latte, cappuccino. Đây là nhóm khách văn phòng, khách nước ngoài và người trẻ quen gọi. Latte và cappuccino cần đánh sữa, nên tốc độ phụ thuộc nhiều vào máy và tay nghề barista. Hạt dùng cho nhóm này nên là hạt rang dành cho pha máy; bạn có thể tìm hiểu thêm về cà phê pha máy để hiểu vì sao hạt quyết định vị ly espresso.
Cà phê Việt
Đen đá, sữa đá, cà phê muối, cà phê trứng. Nhóm này hợp với khách trung niên, nhân viên nội bộ đông người và khách quốc tế muốn thử “cà phê Việt Nam”. Đen đá và sữa đá có thể pha phin trước một phần để ra ly cực nhanh lúc đông. Cà phê muối là món điểm nhấn dễ làm. Cà phê trứng ngon nhưng tốn công đánh kem, nên cân nhắc.
Non-coffee
Trà trái cây, trà sữa, nước ép tươi. Nhóm này dành cho người không uống cà phê, trẻ em ở family day và khách đã uống đủ cà phê trong ngày. Một sự kiện không có món non-coffee thường để lại một nhóm khách đứng ngoài quầy.
Menu đồ uống cho sự kiện nên chọn theo khung giờ nào?
Cùng một tệp khách nhưng mỗi khung giờ uống một kiểu. Bảng dưới là gợi ý để bắt đầu bàn với đơn vị cung cấp, không phải công thức cứng.
| Khung giờ, loại hình | Nên ưu tiên | Nên hạn chế |
|---|---|---|
| Check-in buổi sáng, hội nghị | Espresso, americano nóng, latte, đen đá, sữa đá | Món đánh kem cầu kỳ khi khách tới dồn |
| Coffee break giữa buổi | Ba bốn món ra ly nhanh, có một món non-coffee | Menu dài, món phải chờ trên ba phút |
| Buổi chiều, ngoài trời | Đồ đá: sữa đá, cà phê muối, americano đá, trà trái cây | Quá nhiều món nóng |
| Tiệc tối, year end party | Cà phê muối, latte, trà trái cây, nước ép | Chỉ toàn cà phê đậm khi khách sắp về ngủ |
| Family day, ngày hội | Trà sữa, nước ép cho trẻ em; sữa đá cho người lớn | Menu không có món nào cho trẻ |
| Khai trương, động thổ buổi sáng | Cà phê Việt đậm vị, một món espresso cho khách mời | Món ngọt nhiều topping |
Với coffee break ở hội nghị, nhịp mười lăm phút là thử thách lớn nhất của quầy; bài coffee break hội nghị, hội thảo nói kỹ cách giữ nhịp. Còn với tiệc cuối năm, menu buổi tối có vài lưu ý riêng ở bài quầy cà phê cho year end party.
Chọn món theo tệp khách như thế nào?
Khung giờ chỉ là một nửa. Nửa còn lại là ai sẽ đứng trước quầy.
- Khách doanh nghiệp, đối tác: quen espresso, latte, americano. Một món cà phê Việt có điểm nhấn như cà phê muối giúp tạo chuyện để nói.
- Nhân viên nội bộ đông người: cần nhanh và quen thuộc. Sữa đá, đen đá, trà trái cây là ba món “an toàn”.
- Khách quốc tế: thường hỏi cà phê Việt. Cà phê sữa đá và cà phê trứng là hai món họ hay muốn thử.
- Gia đình, trẻ em: bắt buộc có non-coffee, nên chọn món ít ngọt, ít đá cho trẻ nhỏ.
- Khách lớn tuổi: nên có món nóng và món ít đường; ghi rõ trên bảng menu.
Nếu khách có nhu cầu đặc biệt như ít đường, không đường, không sữa bò, hãy báo trước khi chốt menu để đơn vị cung cấp chuẩn bị vật tư phù hợp, thay vì để barista xoay xở tại quầy.
Món nào ra ly nhanh, món nào chậm?
Tốc độ ra ly quyết định độ dài hàng. Dưới đây là cách xếp tương đối để lên phương án; thời gian thật phụ thuộc máy, số barista và cách chia việc tại quầy.
- Nhanh: đen đá, sữa đá (khi đã pha phin trước một phần), americano, espresso, trà trái cây pha sẵn cốt.
- Trung bình: latte, cappuccino, cà phê muối — mất thêm thời gian đánh sữa hoặc làm lớp kem muối.
- Chậm: cà phê trứng, nước ép ép tại chỗ, món nhiều lớp topping.
Mẹo: chia menu thành “giờ cao điểm” và “giờ thưa”
Một số sự kiện chọn mở toàn bộ menu lúc khách thưa, rồi rút xuống ba bốn món nhanh khi tới giờ giải lao hoặc giờ check-in. Cách này giữ được món đặc sắc mà không làm hàng dài. Chỉ cần thống nhất trước với barista và chuẩn bị một bảng menu rút gọn để thay nhanh.
Cần chuẩn bị bao nhiêu ly?
Không có công thức chung, nhưng có thể ước lượng để lên phương án ban đầu. Ví dụ một hội nghị ba trăm khách kéo dài nửa ngày, có một lần check-in và một lần giải lao. Giả sử khoảng bảy đến tám phần mười số khách lấy ít nhất một ly, và một phần trong số đó quay lại lấy ly thứ hai. Con số ước lượng sẽ rơi vào khoảng hai trăm năm mươi đến ba trăm ly.
Con số đó thay đổi theo nhiều yếu tố: trời nóng thì đồ đá tăng; tiệc tối thì cà phê giảm, non-coffee tăng; khách nội bộ thường lấy nhiều hơn khách mời. Số ly thật, tỉ lệ từng món và lượng sữa, đá, ly đi kèm được chốt sau khảo sát, kèm một phần vật tư dư để không phải từ chối khách cuối giờ.
Câu hỏi thường gặp
Menu sự kiện nên có bao nhiêu món?
Thường sáu đến tám món là vừa, chia đều cho ba nhóm cà phê máy, cà phê Việt và non-coffee. Sự kiện đông khách dồn vào một khung giờ ngắn có thể rút xuống bốn món. Quan trọng là món nào cũng ra ly được trong nhịp của sự kiện.
Có nên đưa cà phê trứng vào menu sự kiện?
Có, nếu khách không dồn quá đông hoặc quầy có thêm người đánh kem. Đây là món nhiều khách quốc tế muốn thử. Nhưng vào giờ cao điểm, nên tạm rút món này để hàng không dài.
Ban tổ chức có thể tự chọn món ngoài ba nhóm trên không?
Có thể trao đổi khi khảo sát. Món mới cần được kiểm tra xem có làm chậm quầy hay cần thêm thiết bị, vật tư không. Thường cách gọn là chọn trong ba nhóm sẵn có rồi đặt tên món theo chủ đề sự kiện.
Vì sao True Cafe là đơn vị đáng cân nhắc khi chọn đối tác cà phê cho menu đồ uống sự kiện?
Một menu đồ uống cho sự kiện chỉ ngon khi hạt, công thức và người pha đi cùng nhau. True Cafe là nhà rang, hạt rang tại xưởng riêng ở Tân Phú, barista là người của công ty quen hạt và quen máy, nên menu được thiết kế theo cái quầy thật sự làm được chứ không theo một danh sách đẹp trên giấy.
| Điều cần ở đối tác | True Cafe | Nên hỏi lại nếu chọn nơi khác |
|---|---|---|
| Hạt rõ nguồn gốc cho cả hai nhóm cà phê | Cà phê rang tại xưởng riêng ở Tân Phú, TP.HCM | Hạt lấy từ đâu, rang ở đâu, có cùng loại hạt với lúc thử không? |
| Menu đủ ba nhóm món | Cà phê máy, cà phê Việt và non-coffee | Có món nào cho người không uống cà phê và cho trẻ em không? |
| Người pha quen công thức | Barista của True Cafe, không thuê thời vụ | Barista có pha thử menu này trước sự kiện không? |
| Vật tư đi kèm menu | Trọn gói sữa, đá, ly và vật tư | Sữa, đá, ly, ống hút tính riêng hay đã gồm trong báo giá? |
| Báo giá theo menu đã chốt | Báo giá trọn gói sau khảo sát, không phát sinh giữa chừng | Đổi món hay tăng số ly thì tính thêm thế nào? |
Muốn lên menu cho một sự kiện cụ thể, bạn có thể xem dịch vụ cà phê cho sự kiện của True Cafe và gửi yêu cầu.
Bước tiếp theo: menu đã chốt, giờ là lúc làm cho quầy mang màu của sự kiện. Đọc tiếp bài quầy cà phê mang nhận diện thương hiệu.
Gọi 0988 999 767 hoặc 028 2222 2299, gửi ngày giờ – địa điểm – số khách để nhận phương án.
