Phần lớn sự cố ở quầy cà phê ngày chính đều bắt nguồn từ một việc bị bỏ sót vài tuần trước đó: chưa hỏi ổ điện, chưa chốt menu, chưa gửi logo. Bài này gom mọi việc vào một checklist đặt quầy cà phê sự kiện theo các mốc 30, 14, 7, 1 ngày và ngày chính, để người phụ trách hành chính hay ban tổ chức chỉ cần đánh dấu từng dòng.
Tóm tắt nhanh
- Liên hệ đơn vị cung cấp từ khoảng 30 ngày trước, gửi ngày giờ, địa điểm, số khách và loại hình sự kiện để được khảo sát và báo giá.
- Khoảng 14 ngày trước nên chốt menu, nhận diện quầy và phương án điện, nước, vị trí sau khảo sát.
- Khoảng 7 ngày trước chốt số khách cuối cùng, giờ dựng quầy và người liên lạc tại chỗ; 1 ngày trước xác nhận lại toàn bộ.
- Ngày chính, quầy phải dựng xong và chạy thử trước giờ mở cửa; sau sự kiện kiểm tra thu dọn mặt bằng và nhận hoá đơn VAT.
Cần gửi những thông tin gì khi bắt đầu đặt quầy?
Một tin nhắn đầu tiên đủ thông tin sẽ tiết kiệm vài lượt hỏi qua hỏi lại. Trước khi gọi điện hay nhắn tin, hãy chuẩn bị sẵn:
- Ngày và khung giờ: giờ khách tới, giờ giải lao, giờ kết thúc. Ghi cả giờ được vào dựng quầy nếu đã biết.
- Địa điểm: tên toà nhà, khách sạn hoặc địa chỉ; trong nhà hay ngoài trời; tầng mấy, có thang hàng không.
- Số khách dự kiến: con số ước tính cũng được, kèm ghi chú khách dồn vào giờ nào.
- Loại hình: hội nghị, khai trương, tiệc cưới, triển lãm, family day hay year end party.
- Mong muốn đặc biệt: quầy theo màu thương hiệu, món nào bắt buộc có, khách có nhu cầu ăn uống riêng không.
- Thông tin xuất hoá đơn: có cần hoá đơn VAT không, xuất cho pháp nhân nào.
Nếu chưa chắc ngân sách, hãy đọc trước bài 5 yếu tố quyết định báo giá quầy cà phê sự kiện để biết thông tin nào ảnh hưởng tới giá nhiều nhất.
Checklist đặt quầy cà phê sự kiện theo lịch 30 ngày
Các mốc dưới đây là khung tham khảo cho một sự kiện quy mô vừa. Sự kiện lớn, nhiều điểm quầy hay cần làm nhận diện riêng thì nên bắt đầu sớm hơn. Sự kiện gấp vẫn làm được, chỉ là có ít lựa chọn hơn.
| Mốc | Việc của ban tổ chức | Việc của đơn vị cung cấp | Kết quả cần có |
|---|---|---|---|
| Khoảng 30 ngày trước | Gửi ngày giờ, địa điểm, số khách, loại hình | Tư vấn sơ bộ, hẹn lịch khảo sát | Lịch khảo sát đã chốt |
| Khoảng 21 ngày trước | Dẫn đi xem mặt bằng, giới thiệu người phụ trách địa điểm | Khảo sát điện, nước, vị trí, lối đi | Phương án đặt quầy và báo giá trọn gói |
| Khoảng 14 ngày trước | Duyệt báo giá, chốt menu, gửi logo và màu nếu cần nhận diện | Chốt cấu hình quầy, số barista, vật tư | Hợp đồng, menu và thiết kế đã duyệt |
| Khoảng 7 ngày trước | Chốt số khách cuối, giờ dựng, người liên lạc tại chỗ | Lên lịch xe, nhân sự, máy chính và máy dự phòng | Kế hoạch ngày chính trên một trang |
| 1 ngày trước | Xác nhận giờ vào cổng, chỗ đậu xe, thang hàng | Kiểm tra máy, chuẩn bị hạt, sữa, đá, ly | Không còn câu hỏi bỏ ngỏ |
| Ngày chính | Có mặt hoặc cử người nhận quầy | Dựng, chạy thử trước giờ mở cửa, phục vụ suốt ca | Quầy sẵn sàng trước khi khách tới |
| Sau sự kiện | Kiểm tra mặt bằng, nhận hồ sơ | Thu dọn, trả mặt bằng, gửi hoá đơn VAT | Đủ hồ sơ quyết toán |
Mốc 30 và 14 ngày: khảo sát, báo giá, chốt menu
Buổi khảo sát là bước đáng đầu tư thời gian nhất. Hãy cố gắng có mặt cùng người phụ trách kỹ thuật của địa điểm, vì những câu hỏi về ổ điện, giờ được vào dựng, chỗ đổ nước thải chỉ họ trả lời được. Nếu sự kiện diễn ra ngoài trời, danh sách còn dài hơn: nguồn điện riêng cho máy pha, nước, đá, mái che và phương án mưa.
Sau khảo sát, báo giá nên là báo giá trọn gói: hạt, máy, quầy, người, vật tư, di chuyển. Đọc kỹ xem có hạng mục nào để ngỏ “tính theo thực tế” không. Một báo giá rõ ràng từ đầu giúp phòng kế toán duyệt nhanh và tránh phát sinh giữa chừng.
Menu nên chốt ở mốc 14 ngày, vì nó quyết định lượng sữa, đá, ly và số người đứng quầy. Nếu chưa biết chọn món gì, bài menu đồ uống cho sự kiện gợi ý theo khung giờ và tệp khách. Cùng mốc này, nếu quầy cần mang màu thương hiệu, hãy gửi logo dạng file gốc và mã màu để kịp duyệt.
Mốc 7 ngày và 1 ngày: chốt con số, xác nhận hậu cần
Một tuần trước sự kiện, số khách thường đã gần như cố định. Hãy gửi con số cuối cho đơn vị cung cấp, kèm thay đổi về khung giờ nếu có. Đây cũng là lúc chỉ định một người liên lạc tại chỗ trong ngày chính: người có quyền quyết định nhanh khi cần đổi vị trí quầy, kéo dài giờ phục vụ hay xử lý một yêu cầu phát sinh của khách VIP.
Ngày trước sự kiện, gọi một cuộc xác nhận ngắn. Những câu hỏi nhỏ nhưng hay làm chậm buổi sáng hôm sau:
- Xe chở quầy và máy vào cổng nào, đậu ở đâu, có cần đăng ký biển số với toà nhà không?
- Thang hàng mở từ mấy giờ, có cần thẻ ra vào không?
- Ai ở địa điểm sẽ mở điện cho quầy?
- Bảng menu, nhận diện, trang trí đã hoàn tất và ai mang tới?
Mẹo: gom mọi thứ vào một trang
Hãy làm một trang kế hoạch ngày chính gồm: giờ dựng, giờ mở quầy, giờ giải lao, giờ đóng quầy, tên và số điện thoại người liên lạc của cả hai bên, vị trí quầy và vị trí dự phòng. Gửi vào nhóm chat chung để khi có sự cố, không ai phải lục tin nhắn cũ.
Ngày chính và sau sự kiện cần kiểm tra gì?
Buổi sáng ngày chính, việc của ban tổ chức khá nhẹ nếu các mốc trước đã làm đủ. Chỉ cần kiểm tra vài điểm khi quầy dựng xong:
- Quầy đã đúng vị trí, không chắn lối đi chính hay lối thoát hiểm.
- Máy đã nóng, barista đã pha thử; nếu kịp, hãy uống thử một ly.
- Bảng menu đúng món đã chốt, nhận diện đúng màu, đúng logo.
- Dây điện đi gọn, có che ở chỗ khách bước qua.
- Barista biết giờ giải lao và giờ khách dồn.
Sau khi khách về, đơn vị cung cấp thu dọn và trả mặt bằng. Người phụ trách nên đi một vòng cùng đại diện địa điểm để kiểm tra sàn, ổ điện, khu đổ nước thải. Cuối cùng là hồ sơ: hoá đơn VAT đúng pháp nhân, biên bản nghiệm thu nếu công ty yêu cầu. Bước này hay bị quên, để rồi kế toán phải đi hỏi lại vài tuần sau.
Câu hỏi thường gặp
Đặt quầy cà phê sự kiện trước bao lâu là vừa?
Khoảng 30 ngày là thoải mái cho một sự kiện quy mô vừa, đủ thời gian khảo sát, chốt menu và làm nhận diện. Sự kiện cần trang trí theo concept riêng nên bắt đầu sớm hơn. Sự kiện gấp vẫn có thể làm nếu mặt bằng đơn giản và không cần nhận diện riêng.
Chưa chốt được số khách thì có báo giá được không?
Được. Báo giá sơ bộ dựa trên con số ước tính, rồi điều chỉnh khi số khách được chốt ở mốc khoảng 7 ngày trước. Hãy hỏi rõ cách tính khi số khách tăng hoặc giảm để tránh bất ngờ.
Địa điểm đã có sẵn máy pha và quầy thì checklist có khác không?
Có, gọn hơn. Bạn vẫn cần chốt menu, số khách và giờ phục vụ, nhưng phần quầy, xe chở và dựng lắp được rút bớt. Cần kiểm tra trước tình trạng máy có sẵn để barista quen tay trước giờ phục vụ.
Vì sao True Cafe là đơn vị đáng cân nhắc khi chọn đối tác cà phê cho checklist đặt quầy sự kiện?
Một checklist đặt quầy cà phê sự kiện chỉ chạy được khi phía đối tác cũng có lịch tương ứng cho từng mốc. True Cafe gom hạt, máy, quầy và người vào một đầu mối, khảo sát trước, dựng và chạy thử trước giờ mở cửa, nên ban tổ chức chỉ phải theo dõi một đầu việc thay vì bốn.
| Điều cần ở đối tác | True Cafe | Nên hỏi lại nếu chọn nơi khác |
|---|---|---|
| Khảo sát trước khi báo giá | Khảo sát miễn phí tại TP.HCM, tỉnh lân cận báo giá kèm di chuyển | Báo giá dựa trên khảo sát thật hay chỉ dựa vào số khách? |
| Báo giá dễ duyệt | Báo giá trọn gói sau khảo sát, không phát sinh giữa chừng | Hạng mục nào còn ghi “tính theo thực tế”? |
| Ít đầu mối phải theo dõi | Một hợp đồng cho hạt, máy, quầy và người | Máy, quầy và barista có đến từ cùng một đơn vị không? |
| Sẵn sàng trước giờ khách tới | Dựng và chạy thử trước giờ mở cửa, máy dự phòng đi kèm | Mấy giờ quầy dựng xong, có pha thử không? |
| Hồ sơ quyết toán đầy đủ | Hoá đơn VAT tách bạch, đủ hồ sơ quyết toán | Hoá đơn xuất cho hạng mục nào, có tách bạch không? |
Khi đã có ngày giờ và địa điểm, bạn có thể đặt lịch khảo sát cho sự kiện của mình.
Bước tiếp theo: checklist này là bài cuối của bộ. Quay lại cẩm nang tổ chức quầy cà phê cho sự kiện doanh nghiệp từ A đến Z để xem toàn bộ 12 bài theo từng tình huống.
Gọi 0988 999 767 hoặc 028 2222 2299, gửi ngày giờ – địa điểm – số khách để nhận phương án.
