MC vừa mời giải lao, cửa hội trường mở, vài trăm người cùng bước ra và đi về một hướng: quầy cà phê. Một coffee break hội nghị hội thảo thường chỉ có 15–20 phút, và trong khoảng đó mọi khách đều muốn có ly của mình, uống xong, trò chuyện vài câu rồi quay lại phiên sau. Bài này bàn cách đặt quầy, chọn món và bố trí người để khung giờ ngắn ngủi ấy không biến thành một hàng dài.
Tóm tắt nhanh
- Coffee break hội nghị là bài toán thời gian: phần lớn khách tới quầy trong năm, bảy phút đầu của giờ giải lao.
- Quầy nên đặt gần cửa hội trường nhưng không chắn lối, có khoảng trống để khách xếp hàng và đứng trò chuyện.
- Menu giờ giải lao nên 3–4 món, trong đó ít nhất một món pha sẵn theo mẻ để chia tải cho máy espresso.
- Báo cho đội barista trước giờ giải lao vài phút để kịp pha sẵn mẻ đầu là cách đơn giản nhất để rút ngắn hàng chờ.
Coffee break hội nghị hội thảo khác gì một quầy cà phê bình thường?
Ở quán cà phê, khách tới rải rác. Ở gian hàng triển lãm, khách cũng ghé lác đác cả ngày. Còn ở hội nghị, gần như toàn bộ hội trường được “thả” ra cùng một lúc, rồi phải quay lại đúng giờ. Từ đó sinh ra ba áp lực riêng:
- Đỉnh khách rất nhọn: năm phút đầu có thể dồn hơn nửa số ly của cả lần giải lao.
- Không được trễ phiên sau: diễn giả không chờ được người còn đứng xếp hàng.
- Khách vừa uống vừa làm việc: giờ giải lao là lúc đối tác gặp nhau, trao danh thiếp; quầy không chỉ phát đồ uống mà còn là chỗ để người ta dừng lại nói chuyện.
Vì vậy, quầy coffee break cần được tính cho đỉnh khách chứ không phải cho trung bình, và phải gắn với lịch chương trình như một phần của kịch bản.
Nên đặt quầy cà phê ở đâu trong sảnh hội nghị?
Vị trí quầy quyết định một nửa tốc độ phục vụ. Đặt quá xa, khách đi bộ mất vài phút mới tới; đặt sát cửa, hàng chờ tràn vào lối ra vào hội trường.
| Vị trí | Ưu điểm | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Sảnh ngay trước cửa hội trường | Khách ra là thấy, quay lại phiên sau nhanh | Chừa lối đi; hàng chờ không được chắn cửa |
| Cạnh bàn tea break bánh ngọt | Khách lấy bánh và đồ uống trong một lượt | Hai hàng dễ trộn vào nhau, cần tách hướng đi |
| Cạnh khu đón khách, bàn đăng ký | Phục vụ được cả lúc đón khách đầu giờ | Không để hàng cà phê lấn sang hàng check-in |
| Hai điểm phục vụ ở hai đầu sảnh | Chia đôi đỉnh khách với hội nghị đông | Cần thêm máy, thêm người và hai nguồn điện |
Dù chọn chỗ nào, hãy chừa phía trước quầy một khoảng đủ cho một hàng ngắn và vài nhóm khách đứng cầm ly trò chuyện. Nguồn điện riêng cho máy pha cũng nên được xác nhận ngay khi chọn vị trí, vì kéo dây điện băng qua lối đi sảnh vừa xấu vừa nguy hiểm.
Menu nào ra ly nhanh trong 15 phút giải lao?
Giờ giải lao không phải lúc để khách đứng đọc một bảng menu mười món. Một menu coffee break gọn thường có:
- Một món cà phê Việt pha sẵn theo mẻ: cà phê sữa đá hoặc đen đá, rót ra ly là xong, gánh phần lớn khách lúc đỉnh.
- Một hai món cà phê máy: americano cho người quen uống đen, latte cho người thích sữa.
- Một món non-coffee: trà trái cây cho người không uống cà phê hoặc đã uống đủ từ buổi sáng.
Các món nhiều công đoạn như cà phê trứng hay cà phê muối vẫn rất được khách thích, nhưng hợp hơn với buổi tiếp khách dài, tiệc tối hay khung đón khách đầu giờ, khi quầy chưa chịu áp lực thời gian. Với hội nghị kéo dài cả ngày, có thể đổi món giữa giải lao sáng và chiều để khách không thấy nhàm. Gợi ý chọn món theo khung giờ có trong bài menu đồ uống cho sự kiện.
Cần bao nhiêu barista để không ai xếp hàng tới lúc vào phiên sau?
Hãy làm một phép tính nháp. Hội thảo 250 khách, giả định khoảng 70% lấy đồ uống trong mỗi lần giải lao, tức chừng 175 ly. Nếu muốn phần lớn khách có ly trong 7–8 phút đầu, quầy phải ra hơn 20 ly mỗi phút ở đỉnh. Một máy espresso với hai người pha khó đạt tốc độ đó nếu toàn món sữa nóng; nhưng khi một nửa số ly là cà phê sữa đá pha sẵn, người đưa ly gánh được phần đó và máy chỉ lo phần còn lại. Đây chỉ là ước lượng để lên phương án — số máy và số người thật được chốt sau khảo sát và khi menu đã rõ.
Với hội nghị cỡ vài trăm khách, cấu hình thường gặp là hai người pha, hai người đưa ly và một kỹ thuật viên trực máy. Cách tính và chia vai chi tiết nằm trong bài thuê barista cho sự kiện cần bao nhiêu người.
Mẹo nhỏ: báo trước năm phút
Thống nhất với MC hoặc người điều phối nhắn đội barista khoảng năm phút trước khi mời giải lao. Chừng đó đủ để rót sẵn một khay cà phê sữa đá, xếp ly, làm nóng lại họng pha. Khi cửa hội trường mở, những ly đầu tiên đã nằm sẵn trên quầy và hàng chờ ngắn đi thấy rõ. Nếu chương trình bị kéo dài hay rút ngắn, cũng nhờ người điều phối báo lại để quầy không pha sẵn quá sớm.
Giữa các phiên, quầy cà phê làm gì?
Một hội nghị trọn ngày có nhiều nhịp khác nhau, và quầy nên có kế hoạch cho từng nhịp:
- Trước giờ đón khách: dựng quầy, làm nóng máy, xay thử, chạy thử vài shot; mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đầu tiên tới.
- Đón khách, đăng ký: khách tới lác đác, có thời gian pha các món công phu hơn; đây cũng là lúc khách mời thoải mái nhất.
- Trong phiên: luôn có người trực quầy cho khách lẻ, đồng thời bổ sung ly, đá, sữa và lau dọn.
- Giải lao: chạy hết công suất theo vai đã chia.
- Kết thúc: phục vụ nốt khách nán lại, thu dọn và trả mặt bằng sạch sẽ cho địa điểm.
Khung đón khách và cuối chương trình thường là lúc quầy cà phê trở thành chỗ khách dừng lại lâu nhất. Nếu quầy mang logo hoặc màu của đơn vị tổ chức, đây là lúc nó xuất hiện trong nhiều tấm ảnh nhất.
Muốn tận dụng góc chụp ảnh này cho thương hiệu, hãy chốt sớm phần in mặt quầy, mái che và ly theo bài quầy cà phê mang nhận diện thương hiệu.
Câu hỏi thường gặp
Có nên phát cà phê tận chỗ ngồi thay vì để khách ra quầy?
Với khách VIP hoặc bàn chủ toạ thì nên, nhưng cần thêm người đưa ly riêng. Với toàn bộ hội trường, để khách ra quầy vẫn nhanh hơn và tạo được không khí giao lưu mà giờ giải lao cần.
Hội nghị trong sảnh khách sạn có dựng quầy xe đẩy được không?
Được. Quầy xe đẩy dựng được trên sảnh trải thảm mà không cần khu bếp, chỉ cần nguồn điện phù hợp và chỗ lấy nước. Nên hỏi khách sạn trước về giờ được vào dựng và lối đưa xe vào.
Hội thảo nửa ngày có cần quầy riêng không, hay chỉ cần bình cà phê?
Nếu khách chủ yếu là nhân viên nội bộ, cà phê pha sẵn theo bình có thể đủ. Khi có đối tác, khách mời bên ngoài, một quầy có barista giúp buổi hội thảo chỉn chu hơn hẳn và tạo chỗ để khách trò chuyện trong giờ nghỉ.
Vì sao True Cafe là đơn vị đáng cân nhắc khi chọn đối tác cà phê cho coffee break hội nghị hội thảo?
Coffee break đòi hỏi quầy chạy được hết công suất trong vài phút rồi lại trực yên lặng suốt phiên. True Cafe đã dựng quầy tại SECC, Công viên phần mềm Quang Trung và cho một hội nghị doanh nghiệp trong sảnh khách sạn, nên quen với nhịp phiên – giải lao – phiên.
| Điều cần ở đối tác | True Cafe | Nên hỏi lại nếu chọn nơi khác |
|---|---|---|
| Chịu được đỉnh khách giờ giải lao | Chia vai pha – đưa ly, số người tính theo đỉnh khách | Bao nhiêu phút để phục vụ hết một lượt giải lao? |
| Sẵn sàng trước khi khách tới | Dựng và chạy thử trước giờ mở cửa | Máy được làm nóng, xay thử từ lúc nào? |
| Không để quầy dừng giữa chừng | Máy dự phòng, kỹ thuật viên trực cả ca | Có máy thứ hai mang theo không? |
| Dựng được ở sảnh khách sạn | Quầy xe đẩy gọn, không cần khu bếp | Quầy có lọt thang, lối vào của khách sạn không? |
| Hồ sơ cho phòng hành chính | Một hợp đồng, hoá đơn VAT tách bạch | Hoá đơn có tách được theo từng hạng mục không? |
Xem thêm hình ảnh và cách True Cafe vận hành quầy tại trang quầy cà phê cho hội nghị và sự kiện doanh nghiệp.
Bước tiếp theo: từ sảnh hội nghị ban ngày sang không khí buổi tối cuối năm — đọc bài quầy cà phê cho year end party, tiệc tất niên công ty.
Gọi 0988 999 767 hoặc 028 2222 2299, gửi ngày giờ – địa điểm – số khách để nhận phương án.
