Thiếu một barista, hàng chờ ở quầy dài ra trông thấy; thừa hai barista, ngân sách đội lên mà người đứng chơi. Khi thuê barista cho sự kiện, con số đúng không đến từ cảm giác mà từ ba thứ: số ly phải ra trong khung giờ đông nhất, menu nhanh hay chậm, và ai làm việc gì ở quầy. Bài này đưa ra cách ước lượng, cách chia vai và tiêu chí để nhận ra một đội barista làm được việc.
Tóm tắt nhanh
- Số barista tính theo số ly cần ra trong khung giờ cao điểm, không tính theo tổng số khách mời.
- Quầy đông khách nên chia ba vai: người pha, người đưa ly và người trực máy; một người ôm cả ba việc là nguyên nhân thường gặp của hàng chờ dài.
- Menu có nhiều món sữa nóng cần nhiều người đứng máy hơn menu cà phê Việt pha sẵn theo mẻ.
- Barista chuyên nghiệp cho sự kiện là người quen hạt, quen máy, đã chạy thử trước giờ mở cửa và biết xử lý khi máy báo lỗi.
Thuê barista cho sự kiện: nên tính số người theo con số nào?
Danh sách khách mời cho bạn biết có bao nhiêu người, nhưng không cho biết họ tới quầy lúc nào. Một hội thảo 200 khách có thể yên ắng suốt phiên sáng rồi đột ngột có 150 người cùng ra quầy trong 15 phút giải lao. Một gian hàng triển lãm thì ngược lại: khách tới rải rác cả ngày, hiếm khi quá mười người cùng lúc.
Vì thế, câu hỏi đầu tiên không phải “bao nhiêu khách” mà là “trong mười lăm, hai mươi phút đông nhất, quầy cần ra bao nhiêu ly”. Từ con số đó mới tính ngược ra số máy và số người.
Một barista phục vụ được bao nhiêu khách?
Không có con số cố định, vì tốc độ ra ly phụ thuộc nhiều vào món. Một ly espresso hay americano chỉ cần xay, nén, chiết; một ly latte phải thêm bước đánh sữa; cà phê sữa đá pha sẵn theo mẻ thì chỉ cần rót và thêm đá. Khi lên phương án, có thể dùng mấy nguyên tắc ước lượng sau, rồi chốt số thật khi khảo sát:
- Món pha sẵn theo mẻ (cà phê Việt, trà trái cây) ra nhanh nhất, một người rót có thể theo kịp hàng khách khá dài.
- Món espresso không sữa nhanh hơn rõ rệt so với món có sữa nóng.
- Một máy pha hai họng thường đủ việc cho hai người pha; muốn thêm người pha thì phải thêm máy, không phải chỉ thêm người.
- Người đưa ly giải phóng người pha khỏi việc hỏi món, gọi tên, đưa nắp, nhờ vậy tốc độ cả quầy tăng lên.
| Tình huống (ví dụ) | Đặc điểm lượng khách | Gợi ý ban đầu (ước lượng) |
|---|---|---|
| Hội thảo khoảng 100 khách, giải lao 15 phút | Dồn một lúc, menu gọn | 1 máy, 2 người: 1 pha, 1 đưa ly kiêm rót món pha sẵn |
| Hội nghị khoảng 300 khách, hai lần giải lao | Dồn mạnh, nhiều món có sữa | 1–2 máy, 4 người: 2 pha, 2 đưa ly, cộng kỹ thuật viên trực máy |
| Gian hàng triển lãm cả ngày | Rải rác, thỉnh thoảng có đoàn khách | 1 máy, 2–3 người luân phiên nghỉ |
| Family day, ngày hội từ sáng tới chiều | Đông vào giờ nghỉ giữa các hoạt động | Chia ca; tăng người vào khung đông, có món không caffeine cho trẻ em |
Các con số trong bảng chỉ để hình dung khi lập kế hoạch. Phương án thật còn phụ thuộc menu đã chốt, mặt bằng quầy rộng hay hẹp và khách có cần phục vụ tận bàn hay không.
Chia vai pha, đưa ly và trực máy như thế nào?
Ở quầy đông khách, chia vai rõ quan trọng không kém số người. Bốn người đứng lộn xộn có khi ra ly chậm hơn ba người biết rõ việc của mình.
Người pha
Đứng cố định ở máy, chỉ lo xay, chiết, đánh sữa. Người pha không nên phải quay ra hỏi món hay tìm ly; mỗi lần rời máy là một nhịp chiết bị ngắt.
Người đưa ly
Nhận món, ghi tên nếu cần, rót các món pha sẵn, thêm đá, đậy nắp, đưa ly và trả lời câu hỏi kiểu “món nào ít ngọt”. Đây cũng là người khách nói chuyện nhiều nhất, nên cần nhanh nhẹn và lịch sự.
Người trực máy
Một kỹ thuật viên hoặc barista nhiều kinh nghiệm theo dõi máy suốt ca, chỉnh cối khi nhiệt độ phòng thay đổi, xử lý khi máy báo lỗi và chuyển sang máy dự phòng nếu cần. Với quầy nhỏ, vai này có thể do người pha kiêm, nhưng với quầy vài trăm khách thì nên tách riêng.
Cách chia vai này áp dụng gần như nguyên vẹn cho giờ giải lao ở hội nghị — tình huống áp lực nhất về thời gian. Bài kế tiếp đi sâu vào riêng khung 15 phút đó.
Barista chuyên nghiệp khác barista thời vụ ở đâu?
Trên giấy, ai mặc tạp dề đứng sau máy cũng là barista. Khác biệt chỉ lộ ra khi quầy đông, khi máy báo lỗi hay khi khách hỏi một câu ngoài menu. Vài tiêu chí để hỏi trước khi thuê:
Năm câu hỏi để phân biệt
- Barista là người của đơn vị hay gọi theo ca? Người của đơn vị quen hạt, quen máy, quen cách làm việc của nhau.
- Có chạy thử trước giờ mở cửa không? Máy phải nóng, cối phải chỉnh theo mẻ hạt, vài shot đầu phải được nếm trước khi khách tới.
- Máy hỏng thì ai xử lý? Cần có máy dự phòng và người biết sửa ngay tại chỗ.
- Đồng phục, tác phong ra sao? Ở sự kiện, barista là một phần hình ảnh của đơn vị tổ chức.
- Có ảnh thật từ sự kiện đã làm không? Ảnh quầy, ảnh đội đứng ca giúp bạn hình dung chính xác thứ mình sẽ nhận.
Barista thời vụ không phải lúc nào cũng kém tay nghề. Vấn đề là họ thường gặp máy, gặp hạt và gặp đồng đội lần đầu ngay trong ngày sự kiện, nên mất nhịp đúng lúc cần nhanh nhất.
Ban tổ chức cần chuẩn bị gì cho đội barista?
Đội barista đến sớm và về muộn hơn khách, nên vài việc nhỏ từ phía ban tổ chức giúp ca làm trơn tru hơn nhiều:
- Báo giờ được vào dựng quầy và lối đi cho xe chở thiết bị.
- Chỉ chỗ lấy nước sạch, chỗ đổ nước thải, chỗ để thùng đá và đồ dự trữ.
- Cho một người liên hệ tại chỗ để báo khi lịch chương trình thay đổi, ví dụ giải lao sớm hay muộn mười phút.
- Gửi trước kịch bản chương trình nếu quầy cần tạm dừng phục vụ vào lúc phát biểu hoặc chụp ảnh tập thể.
- Thống nhất có phục vụ tận bàn cho khách VIP hay không, vì việc này cần thêm người.
Nếu sự kiện kéo dài cả ngày, hãy hỏi đơn vị cung cấp phương án luân phiên nghỉ để quầy luôn có người. Kinh nghiệm chia ca ở một ngày hội dài có trong bài cà phê cho family day, ngày hội doanh nghiệp; còn món nào giúp giảm tải cho người đứng máy thì xem bài chọn menu đồ uống cho sự kiện.
Câu hỏi thường gặp
Có thể chỉ thuê barista, không thuê quầy và máy không?
Có, nếu địa điểm đã có sẵn quầy bar và máy pha, ví dụ một số khách sạn hoặc văn phòng. True Cafe có thể chỉ cung cấp barista và cà phê; nên cho đội barista kiểm tra máy của địa điểm trước ngày chính.
Lúc vắng khách có cần barista đứng quầy không?
Nên có. Khách lẻ vẫn có thể ghé giữa hai phiên, và quầy bỏ trống trông kém chuyên nghiệp. Với sự kiện dài, đội sẽ luân phiên nghỉ để luôn có người trực quầy.
Một barista vừa pha vừa thu phiếu được không?
Với quầy vài chục khách thì được. Khi đông hơn, việc thu phiếu, gọi tên và đưa ly nên tách cho người khác để người pha không phải rời máy.
Vì sao True Cafe là đơn vị đáng cân nhắc khi chọn đối tác cà phê để thuê barista cho sự kiện?
Barista của True Cafe là người của công ty, không phải nhân sự gọi theo ca: họ dùng chính hạt rang tại xưởng Tân Phú và chính những máy pha sẽ mang tới quầy. Ở hội nghị trong sảnh khách sạn gần đây, đội bốn barista đã chia sẵn vai pha và đưa ly như ảnh trong bài.
| Điều cần ở đối tác | True Cafe | Nên hỏi lại nếu chọn nơi khác |
|---|---|---|
| Barista quen hạt, quen máy | Người của True Cafe, không thời vụ | Đội barista đã từng làm việc chung chưa? |
| Có người trực máy | Kỹ thuật viên đi cùng cả ca, có máy dự phòng | Máy báo lỗi giữa giờ giải lao thì xử lý thế nào? |
| Số người tính theo giờ cao điểm | Ước lượng từ chương trình, chốt sau khảo sát | Số barista được tính dựa trên con số nào? |
| Linh hoạt theo địa điểm | Có thể chỉ cung cấp barista và cà phê khi địa điểm có sẵn máy, quầy | Có bắt buộc thuê kèm thiết bị không? |
Bạn có thể xem quầy và barista thật của True Cafe trước khi quyết định.
Bước tiếp theo: giờ giải lao hội nghị là bài kiểm tra khó nhất cho đội barista. Đọc bài coffee break hội nghị, hội thảo: giữ nhịp 15 phút giải lao.
Gọi 0988 999 767 hoặc 028 2222 2299, gửi ngày giờ – địa điểm – số khách để nhận phương án.
